3. Configurações Iniciais da Agenda
Configurações Iniciais da Agenda
Cadastro de Disponibilidade de Horários
Cada Filial / Localidade da empresa pode cadastrar os “slots” de horários e de quantidade de atendimentos do slot de acordo com sua capacidade de atendimento.
Somente usuários com o perfil de “Administrador da Agenda” podem fazer a criação da grade de horários ou alterações necessárias.
Para acessar a tela de organização da grade da localidade o usuário precisa acessar a opção “Disponibilidade de Horários” no menu drop-down abaixo do nome no canto superior direito da tela.
No caso do primeiro acesso à agenda da localidade a tela vai aparecer em branco como abaixo :
O próximo passo é então fazer o cadastro dos “Slots” de agendamento e a quantidade de atendimentos por “slot”.
Para isso utilizamos o botão “+ Adicionar Disponibilidade” abrindo o modal abaixo :
No modal aparecem os seguintes campos necessários ao cadastro do Slot e quantidade de atendimentos :
- Dia da Semana :
è um campo dropdown que tem o cadastro de todos os dias da semana (de Segunda-Feira a Domingo) - Hora Início
O usuário deve cadastrar a hora de início do slot de atendimento - Hora Fim
Aqui cadastramos o horário de finalização do slot. - Quantidade
Nesse campo definimos a quantidade de agendamentos possíveis naquele slot - Opção Menu
A opção Menu é um numero sequencial definido pelo Administrador que vai aparecer na opção no horário daquele dia da semana no Whatsapp.
A ideia é que o horário mais cedo daquele dia seja a opção 1 do Menu e a última a maior.
A imagem abaixo mostra como foi configurado o primeiro horário de atendimento de uma localidade na Segunda-feira das 08:00h às 09:00h com 2 possíveis agendamentos :
Na sequencia o Administrador vai definindo todos os slots e quantidade de atendimento da localidade para completar a grade, que no nosso exemplo ficaria assim :
No canto superior direito da tela temos as opções de :
a. Exportar para:
Caso o usuário deseje exportar a grade para um arquivo excel ou pdf
b. Modificar Tabela
Para ocultar alguma das colunas dessa tabela. No caso todos os campos são importantes e devem permanecer ativos
Bloqueio de Datas Específicas na Agenda
Cada Filial da empresa tem a possibilidade de bloquear datas especificas para agendamento de coletas / serviços de acordo como calendário da localidade.
Isso é feito a partir da opção “Lista de Feriados” disponibilizada para usuários com perfil de Coordenação / Liderança regional ou da localidade.
Ao selecionar a opção é aberta uma tela para que o usuário cadastre as data de bloqueio de agendamento (Feriados, Feriados Ponte, ou recesso programado).
Basca clicar no botão “+ ADICIONAR FERIADO” e abrimos um modal simples para inclusão do bloqueio.
O Bloqueio de data aparece na agenda com uma cor cinza cobrindo todos os horários do dia :
Como o bloqueio é registrado no sistema com a respectivo horário de criação, agendamentos que porventura já existem para aquele dia específico continuam válidos e os Operadores da filial tem 2 opções :
- Caso o agendamento tenha sido feito a menos de 24h pelo cliente, podem enviar o “Cancelamento pela Empresa“, indicando o motivo e solicitando novo Agendamento
- Se o agendamento tiver sido feito a mais de 24h, entrar em contato com o cliente e solicitar que ele faça o Cancelamento da coleta e novo Agendamento
(O cliente não consegue fazer novo agendamento se o anterior ainda estiver ativo).
Uma última observação :
Os Bloqueios de data não são recorrentes para o ano seguinte. Cada Filial precisa cadastrar novamente os Bloqueios na agenda a cada ano.
Agora olhando pelo lado do cliente fazendo o agendamento pelo Whatsapp, se ele selecionar uma data bloqueada, vai receber uma mensagem diferenciada.
O exemplo abaixo considera que o dia 14/12 foi Bloqueado na agenda da Filial solicitada :
