6. Interface com o Whatsapp
Interface com o Whatsapp
Neste capítulo vamos descrever o processo de agendamento realizado pelo cliente utilizando o número de acesso cadastrado no Whatsapp.
Informações Relevantes
Para que o usuário consiga fazer um agendamento com sucesso, são necessárias 4 informações :
- Local de Coleta ou de realização do Serviço
- O número do Pedido ou Ordem de Serviço
- A data solicitada de agendamento
- A escolha do horário escolhido dentro das possibilidades existentes
A sequência do “ChatBot” (Textos e Opções enviados ao cliente para fornecer as informações relevantes) é definida junto à empresa que contrata o Portal de Agendamentos. Todas as mensagens são customizáveis, mas dependem um pouco de como serão segmentadas as opções para definição do Local de Retirada / Execução do Serviço.
Definição do Número de Acesso
O número de acesso é definido pela empresa e pode ser um número de celular ou telefone fixo. A empresa passa por um processo de cadastro e verificações realizados pela empresa Integradora e pela própria empresa junto ao Facebook para liberação do número que será usado como Whatsapp Business.
Depois de finalizado o processo e das configurações do Chatbot o número de acesso pode ser divulgado aos clientes para início dos agendamentos.
Sequência do Chatbot
No processo de Agendamento de Coletas ou Serviços, a conversa é sempre iniciada pelo cliente enviando uma mensagem qualquer ao número cadastrado. Na sequencia apresentamos as duas opções iniciais referentes à ação a ser tomada. Nesse caso temos a possibilidade de Agendar ou Cancelar um agendamento :
Processo de Agendamento
Nesse caso o usuário selecionou a opção “1” para agendar uma coleta.
O passo seguinte é a seleção da primeira informação obrigatória que é o local da coleta pelo cliente. Essa definição dependo muito da quantidade de opções a serem apresentadas ao cliente. Dependendo do caso temos que fazer uma pré-seleção da região para então apresentar as opções de localidades como no exemplo abaixo :
Os próximos passos (itens obrigatórios 2 e 3) são informados pelo clientes : o Número do Pedido e a Data solicitada de coleta :
Nesse momento o Gestox recebe a solicitação e faz uma busca dos horários disponíveis dentro da grade configurada na localidade selecionada considerando a quantidade de atendimentos disponibilizados e retorna ao usuário a lista com as opções :
No caso acima o usuário selecionou a opção 1 da lista ( horário das 07:00 às 09:00) e no final recebe uma mensagem de confirmação do agendamento :
Como o agendamento só é finalizado quando o cliente envia a opção de horário selecionado e considerando que outros clientes estejam selecionando as mesmas opções ao mesmo tempo, aquela solicitação que chegar antes ao servidor é a que vai conseguir efetivar o agendamento.
Se isso ocorrer os outros usuários recebem uma mensagem de que o horário acabou de ser selecionado por um outro cliente e retorna o processo para que nova data / horário sejam selecionados.
Uma outra situação prevista é que o usuário tente agendar umaColeta ou Serviço que já foi agendado. Nesses casos o sistema retorna uma mensagem de que o agendamento já foi feito
Processo de Cancelamento pelo Cliente
Caso o cliente deseje cancelar um agendamento ele pode utilizar a opção 2 do menu e depois informar o Pedido / Ordem de Serviço.
Caso o Pedido / Ordem de Serviço informado não seja encontrado no sistema o usuário recebe uma mensagem de alerta e retorna à opção de informar o número do Pedido / Ordem de Serviço.
Opção de Cancelamento pela Empresa
Como informado em capítulos anteriores, existe a opção da Empresa enviar um cancelamento do agendamento desde que não tenham se passado 24 horas desde a última mensagem trocada dentro do processo. Nesse caso o cliente vai receber uma mensagem indicando que a coleta foi cancelada e o motivo do cancelamento como no exemplo abaixo :
Caso o prazo de 24h já tenha expirado, o responsável pelo pedido é informado pelo sistema que não pode mais enviar a mensagem e que deve entrar em contato telefônico com o cliente paar que ele reagende a coleta.
