4. A Tela da Agenda
A Tela da Agenda
A Tela de Agenda da localidade é acessada no menu principal na opção Agendamentos :
Nessa opção do Menu também temos a opção de Lista de Agendamentos que será descrita na sequencia.
A tela da agenda se parece com a qualquer agenda dos principais aplicativos disponíveis podendo ser selecionada uma visualização mensal, semanal ou diária dos agendamentos realizados pelo Whatsapp :
Para simplificar a explicação vamos focar apenas nos agendamentos do dia 14/10 abaixo.
Nesse caso, que é uma quinta-feira, temos 2 slots programados de acordo com a tabela abaixo com 3 possíveis agendamentos em cada :
Vamos simular a seguinte situação : Inicialmente 3 pedidos no primeiro slot e 2 no segundo :
Cada agendamento possui um Status e uma cor definida para ele.
- Azul Claro : Coleta Agendada
Status = Agendado - Vermelho : Veículo deu entrada para coleta
Status = Agendado - Amarelo : Início do carregamento
Status = Agendado - Verde : Veículo já carregou e deu saída do pátio
Status = Saída
Além destes ainda podemos ter as seguintes situações :
- Roxo : Coleta Cancelada pela Empresa
isso ocorre quando ocorre algum problema antes da chegada do caminhão para coleta. Nesse caso o horário agendado dentro do slot volta a ficar livre.
Status = Cancelado pela Empresa - Laranja : Problema na Entrega
Quando o cliente chega para a coleta, mas a equipe identifica um problema e não pode concretizar o processo (por exemplo um caminhão pequeno demais para a carga)
Status = Problema na Entrega - Cinza : Cancelado pelo Cliente
Quando o cliente fez o agendamento e realiza o cancelamento antes do horário da coleta.
Nesse caso o horário agendado dentro do slot volta a ficar livre.
Status = Cancelado pelo Cliente.
Vamos indicar abaixo como seria uma situação de utilização com pedidos em tratamento e outros cancelados ou com problemas :
Inicialmente mudamos a visualização para o dia específico (no caso dia 14/10).
No primeiro slot de entregas, o Pedido 1 ficou Verde porque foi entregue sem problemas, já o Pedido 2 ficou Laranja por problemas na entrega e o Pedido 3 foi Cancelado pela Empresa e ficou Roxo por algum motivo antes da chegada do cliente.
Com isso ficou liberado um horário que foi alocado para o Pedido 6 (que no caso ficou sem tratamento em Azul … mas poderia ter sido processado).
Já no segundo slot das 14h o Pedido 4 em Vermelho indica que o caminhão entrou no pátio e o Pedido 5 em Amarelo indica que o carregamento foi iniciado.
Modal de Acompanhamento da Coleta / Serviço
Quando clicamos no agendamento cadastrado pelo Whatsapp, abrimos um modal com as informações específicas do agendamento. Vamos clicar no Pedido 6 como exemplo :
Na parte superior do modal temos as informações fixas do agendamento :
a. Data
b. Hora de Inicio e Fim do Slot
c. Nome do Cliente (a informação vem do Perfil do Numero de Whatsapp do cliente)
d. Número de Telefone que fez o agendamento
Na sequência temos o Número do Pedido informado pelo cliente. Note que ele aparece em preto pois permite edição pelo usuário da empresa. Isso foi feito para permitir algum ajuste no numero do pedido caso o operador identifique que houve erro no processo de cadastro da coleta.
Por fim temos o campo de Status do Agendamento. Esse campo tem 3 opções selecionáveis :
Iniciamos com a opção “Agendado” que indica a opção de entrada na agenda. Sempre que um cliente registra um agendamento pelo Whatsapp ele entra na tela da agenda com esse status.
O operador responsável pode definir ainda pelo “Cancelado pela Empresa“, quando por exemplo houve algum problema na separação do material e a coleta é cancelada antes do cliente chegar no local. A outra opção de status é o “Problema na Entrega” que indica que o cliente chegou no local de coleta, mas por alguma razão, que seria descrita no campo de Observações, não pode finalizar o processo. (por exemplo um caminhão muito pequeno para a carga a ser coletada).
O campo Status também vai refletindo a situação da coleta do pedido.Foram definidas 3 etapas da coleta : “Entrada”, “Carregando” e “Saída”.
O objetivos dos campos é de registrar efetivamente o momento de início de cada atividade para serem identificados problemas em cada etapa do processo.
- Entrada
É o momento que o cliente entra nas dependências da empresa para a coleta. - Carregando
Registra o momento de início do carregamento do pedido - Saída
O supervisor vai registrar o momento que o caminhão com o pedido sai das docas de entrega.
O mesmo conceito pode ser utilizado para a realização de um serviço agendado pelo Whatsapp na agenda do cliente.
Por ser um sistema hospedado em nuvem, ajustamos a tela da agenda e do modal do agendamento para funcionarem em tablets ou celulares (quando usados com a tela na horizontal) para dar mobilidade aos supervisores / encarregados dos despachos. Com isso o registro das atividades podem ser feitos de forma que os horários sejam registrados da forma mais precisa possível.
